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    中國自動化學會學術會議管理條例(試行)

    (中國自動化學會九屆一次常務理事會2009年3月20日會議通過)


    第一章 總 則

    第一條 為規范本學會舉辦的各種學術會議,保證會議的效果,提升會議的影響力,制定本條例。

    第二條 本條例適用的范圍是中國自動化學會(CAA)主辦、協辦、支持的學術會議以及中國自動化學會所屬的專業委員會舉辦的學術會議。

    展覽會議參照本條例執行。

    第三條 國際會議是指:參加者不限于國內代表(向國外征稿)的學術會議。國際會議除由中國自動化學會批準外,還須按國家規定由相關政府主管部門審批后方可舉辦。中國自動化學會與其他學會或機構共同主辦的國際會議由主要主辦的一方申請報批。

    第四條 國內會議是指:參加者是國內專業人士(只向國內征稿)的學術會議。以中國自動化學會名義主辦的國內會議由學會批準,以中國自動化學會專業委員會主辦的會議由該專業委員會批準。


    第二章 主辦、承辦、協辦和支持

    第五條 會議的主辦單位具有決定會議的主題、規模、周期、地點、形式以及選定承辦者的權利,并承擔會議的法律責任。專業委員會的主管法人單位是中國自動化學會,其主辦的會議的法律責任由中國自動化學會承擔,但會議的其他責任由該專業委員會主任根據該條例的規定和專業委員會條例的規定承擔。

    第六條 “中國自動化學會”、“Chinese Association of Automation”以及“中國自動化學會”標識已在國家法定機關注冊,是中國自動化學會的財富,未經中國自動化學會書面同意而使用中國自動化學會中文名稱、英文名稱以及標識被認為是對本學會的侵權。

    第七條 中國自動化學會所屬的各工作委員會是中國自動化學會的工作機構,對外不能以工作委員會的名義主辦學術會議。

    第八條 專業委員會主辦會議時除署該專業委員會的正式名稱外,還須冠之以“中國自動化學會”字樣,并使用中國自動化學會標識。

    專業委員會內部的專業技術工作組不能主辦正式的學術會議。

    第九條 會議的承辦單位負責會議各項具體工作的組織實施。由中國自動化學會主辦的學術會議的承辦單位既可以是經中國自動化學會授權的機構,也可以是主辦者中國自動化學會自身。僅在道義上支持某會議而不承擔組織、經濟和法律方面的責任的單位稱為“協辦單位”或“支持單位”。中國自動化學會也可協辦或支持由其他單位主辦的會議。

    第十條 由中國自動化學會主辦的會議的承辦單位按照如下程序選定:申請單位提出書面申請;中國自動化學會秘書處會同有關工作委員會考察和評估;由秘書處會同有關工作委員會審核批準;申請者簽署承諾書;中國自動化學會和申請者簽約;中國自動化學會發放承辦授權書或委托書。

    第十一條 一經中國自動化學會同意某單位承辦會議,即表明同意該單位在所承辦的會議有關事務中使用中國自動化學會的中、英文名稱和標識,但不得在超出委托范圍使用。如其他單位請求中國自動化學會作為協辦或支持單位時,主辦單位應有書面邀請函件,中國自動化學會以書面方式回復方為有效。

    第十二條 中國自動化學會同意協辦和支持某會議,即表明同意該機構在該會議有關事務中使用中國自動化學會的中、英文名稱和標識,但不得在超出授權范圍使用。除和中國自動化學會有合作協議的單位外,其他單位邀請中國自動化學會協辦或支持其主辦的會議時應向中國自動化學會支付一定的費用。


    第三章 申請和批復

    第十三條 申請承辦中國自動化學會主辦的會議的單位須在會議預定召開日期14個月前填寫并遞交申請表格(附件1:承辦中國自動化學會會議申請表)、提交書面申請書和承辦方案。特殊情況下提交申請的提前量可以適當縮短,但以有足夠的時間做好會議準備工作為前提。

    第十四條 中國自動化學會收到承辦書面申請后,將對申請進行審查并對申請單位進行考察,以了解其是否有足夠的承辦能力。審查時間一般為2個月。中國自動化學會應在會議預定召開日期12個月前明確批復申請單位對其申請的審查結果。當提出申請的時間較晚時,批復的時間隨之調整。

    第十五條 由中國自動化學會主辦的會議應在會議預定召開日期12個月前最終確定會議名稱(系列會議除外)、會議主題(如有)、時間、地點、會議形式等,納入中國自動化學會學術活動計劃宣傳與推廣。除非中國自動化學會以書面形式同意,會議名稱和時間一經確定,不可更改。

    第十六條 承辦單位的職責是:組建會議組織機構、編制預算表、推廣會議、征文和評審、組織論文出版、籌資、征詢參會者、保障后勤和會務等。承辦單位應定期向主辦單位報告會議籌備情況,及時溝通,必要時召開會議協調有關工作。

    第十七條 委托承辦時,主辦單位的責任是:檢查組織機構的構成、檢查會議預算、協助推廣、監督與協助籌備過程、檢查論文質量、協助出版。

    第十八條 中國自動化學會受理承辦申請的機構是秘書處。


    第四章 會議的組織和籌備

    第十九條 中國自動化學會主辦的會議必要時可成立指導委員會。指導委員會成員應由業界資深、知名人士或學會領導構成。如需要,會議可設大會主席一人,副主席數人。會議可聘請顧問若干。

    第二十條 會議設程序委員會,負責會議的征文、論文評審、出版、規劃會議形式、編制會議程序、邀請特邀講者、主持會議等事宜。程序委員會設主席一人,副主席若干,但一般不超過4人,委員若干人。國際會議程序委員會中境外專業人士應當占一定比例。必要且會議內容(主要依據會議內容是否需要保密)允許時,國內會議可邀請少量境外人士作為程序委員會成員。

    第二十一條 會議可設組織委員會,負責會議宣傳推廣、籌資、場地、后勤、接待等工作。組織委員會設主席一人,副主席若干,但一般不超過4人,委員若干人。會議可設秘書處,負責會議籌備過程的日常事務處理、會議期間的代表接待、食宿安排、會務、資料發放、現場設備、必要的交通安排以及其他會務工作。秘書處設秘書長一人,成員若干。

    第二十二條 由中國自動化學會主辦而由其他機構承辦的會議,其組織機構和會議預算應得到中國自動化學會的批準。

    第二十三條 會議的征文通知一般應該在會議召開前12個月發出。承辦單位通過印刷品、網站、專業媒體等方式宣傳推廣。

    第二十四條 由中國自動化學會主辦的會議,中國自動化學會對承辦單位籌備過程進行檢查、協調并給予必要的幫助。中國自動化學會通過自有網站、合作刊物推廣,向省級學會、分支機構、會員發放消息。如需要中國自動化學會協助邀請特邀講者,講者的費用由承辦單位承擔。

    第二十五條 需要出版論文的學術會議,由承辦單位負責支持程序委員會征集和審定論文,會議文集應按學會規定的統一格式、規格出版。

    第二十六條 由中國自動化學會或者由中國自動化學會專業委員會主辦的會議,其論文全文或摘要的電子文檔提交中國自動化學會的網站。如需要,可評選優秀論文,其篇數不超過論文總數的百分之五。


    第五章 經費籌集與管理

    第二十七條 承辦單位負責會議費用的籌措,并負責在會前做出平衡的預算表。

    (1)會議的收入包括:作者繳納的版面費、代表注冊費、社會贊助費、展覽收入、會場和文集廣告、來自有關部門的專項經費等。

    (2)會議的支出包括:出版和印刷費、交通和通信費、會場租用、設備及布置費、食宿費、推廣和宣傳費、特邀講者費、人力資本費、上交中國自動化學會費用等。

    第二十八條 會議的主要贊助商(一般不多于3家)須經主辦單位批準。如承辦單位尋找的贊助商和主辦單位的主要贊助商不一致,由主辦單位最終確定。主辦單位本次會議從贊助商獲得的贊助費用,將按比例撥付承辦單位,具體比例在確定承辦單位時給定。一般贊助商由承辦單位確定。

    第二十九條 會議的財務由承辦單位管理,根據會前的預算支出。會議結束后應有財務結算報告,并報送中國自動化學會和有關方面。如有節余,由承辦單位支配(需符合財務制度)。上交中國自動化學會的費用在會議召開前支付。

    第三十條 由中國自動化學會主辦的會議,承辦單位必須保證中國自動化學會會員有參加的優先權,且對中國自動化學會會員的注冊費不低于八折優惠。


    第六章 會議效果評估

    第三十一條 由學會主辦的會議結束后,由承辦單位對會議效果進行自評。在自評的基礎上,由中國自動化學會秘書處對會議進行評估。評估的項目包括:會議規模、會議學術質量、會議的組織、會議經費、社會影響力等(評估表格見附件2)。專業委員會主辦、承辦的會議的質量將作為對專業委員會的評估指標之一。

    第三十二條 中國自動化學會對會議優秀組織者給予表彰。會議質量較差或者不按照會議組織程序開展工作的,中國自動化學會對組織者提出批評、警告,書面記錄并存檔,產生不良影響者視情形給予懲罰,包括組織者在一定時期內不得再次申請承辦中國自動化學會主辦的會議;大會主席、程序委員會主席和組織委員會主席在一定時期內不得再擔任中國自動化學會主辦會議的主要職務等。


    第七章 附 則

    第三十三條 本條例由中國自動化學會常務理事會制定和修訂,經中國自動化學會常務理事會通過后生效。本條例由中國自動化學會常務理事會負責解釋。

    第三十四條 本條例經中國自動化學會2009年3月20日第九屆常務理事會第1次會議通過,2009年3月20日起施行。

    第三十五條 本條例有下列附表:

    附表1:承辦中國自動化學會學術會議申請表

    附表2:中國自動化學會學術會議評估表


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